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Comment organiser le stockage d’archives en entreprise ?

Le stockage et l’archivage des documents physiques de l’entreprise sont une obligation légale à laquelle toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont soumises. En effet, les documents professionnels peuvent concerner le fonctionnement courant de l’entreprise ou des éléments de nature confidentielle ce qui pourrait se révéler un véritable enjeu en cas de litige. Afin de vous assurer une bonne gestion de vos archives, voici nos conseils pour bien entreprendre leur stockage.

Pourquoi archiver les documents physiques de l’entreprise ? 

Entreprendre l’archivage des documents physiques de l’entreprise est une démarche essentielle pour le fonctionnement de la structure. En effet, elle vise à aboutir à une meilleure gestion de la documentation, une organisation plus au point, mais aussi à permettre un bon fonctionnement de la société. Ainsi, le stockage archives papier doit prendre en compte les archives courantes à savoir la paperasse, les intermédiaires c’est-à-dire ceux étant en cours, aussi bien que celles définitives donc dossiers clôturés. Il doit être précis, viser les bonnes sources et adopter un système optimisé pour permettre de les conserver dans les meilleures conditions possibles. 

Une entreprise peut ainsi avoir recours au self-stockage en réservant un local à ce projet. Toutefois, en cas de manque d’espace, il peut être plus ingénieux d’avoir recours à une location de box. La solution idéale cependant pour tout professionnel consiste à avoir recours à une entreprise spécialisée dans le stockage d’archives. 

Confier l’archivage à un tiers professionnel

Afin de gérer au mieux l’archivage et le stockage de vos documents d’entreprise, un tiers archiveur mettra en place un plan d’action adapté à vos besoins. Ce dernier a en sa possession les ressources humaines et techniques pour une parfaite prise en charge de vos dossiers. Il met à votre disposition un local aux dimensions adéquates, s’assure que vos archives restent en sécurité durant la durée légale de conservation et se charge de veiller au respect de leur confidentialité. Avec cette solution, vous pouvez avoir accès à toutes les archives de votre entreprise et être correctement aiguillé pour un gain de temps non négligeable. 

Un tiers archiveur va tout d’abord procéder à un classement des archives pour faciliter leur consultation par la suite. Il s’agit de mettre en place un système d’organisation des informations physiques qui va permettre de pouvoir retrouver facilement les documents par la suite et qui n’a rien à voir avec la méthode de rangement. 

Bien choisir votre prestataire pour le stockage de vos archives 

Avant de confier le stockage et l’archivage de vos documents à une entreprise, il vous faudra vous assurer que cette dernière dispose des accréditations nécessaires, à savoir un agrément SIAF en cours de validité. De plus, un professionnalisme est de rigueur pour assurer la bonne conservation des dossiers papiers et le respect des délais légaux. Il doit pouvoir prendre en charge vos archives papiers et idéalement celles numériques afin de vous faciliter leur consultation. 

Plus important encore, un tiers archiveur de qualité doit être en mesure de mettre à votre disposition un local adapté, sécurisé et assez spacieux pour contenir toute votre documentation dans les meilleures conditions de stockage possible. 

Pour en savoir plus sur la politique d’archivage vous pouvez cliquez sur ce lien.

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