Vous souhaitez organiser un salon professionnel en toute simplicité ? Mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Découvrez ici quelques étapes à suivre afin de réussir votre organisation.
Organisez votre exposition
Comme tout autre événement, la planification est la première des choses importantes à faire pour l’organisation de votre salon. Elle débute par l’élaboration d’un plan d’action, ce qui va augmenter les chances de réussite de l’événement. Un temps considérable doit être accordé à cette étape. Car une mauvaise planification génère un événement pêle-mêle.
Un organisateur de salon doit mettre sur pied un processus pouvant lui permettre d’identifier les expositions promettantes. Cette méthode assure la réduction des risques financiers. Toutefois, 4 éléments sont à prendre en compte durant les étapes d’organisation :
• Identification du potentiel du marché
• Élaboration d’une version préliminaire des spécificités du projet
• Élaboration d’une première version du plan marketing
• Établissement du budget
Créez une équipe
L’organisation d’un salon professionnel exige l’exécution de plusieurs missions, dont la conception du programme, la recherche de partenariat et sponsoring. Raison suffisante pour mettre en place une équipe ou recruter des collaborateurs. Car, vous aurez du mal à gérer tout seul les différentes tâches. Votre équipe ou vos collaborateurs apporteront leur pierre à l’édifice pour la réussite de l’exposition. La sous-traitance offre plusieurs avantages dont la réduction des dépenses financières. Elle vous permet également de travailler avec des collaborateurs assez motivés et impliqués. L’équipe en charge de l’organisation s’implique parfois moins. Ainsi donc, la sous-traitance est conseillée pour les événements de grande envergure. Voici quelques différents postes pour lesquels vous devez recruter.
• Chef de projet
• Organisateur événementiel
• Responsable marketing
• Responsable de ventes.
Trouvez un partenaire/sponsor principal
Pour diminuer les difficultés de promotion de son exposition, un organisateur de salon doit faire appel à des partenaires/sponsor de grande notoriété ayant une grande expertise dans le secteur visé. Vous avez la possibilité de faire un partenariat gagnant-gagnant. Autrement dit, votre partenaire vous rend des services donnés et en retour vous associez l’image de son entreprise à votre événement ou vous lui offrez si possible un stand gratuit.
Trouvez le lieu idéal
Il s’agit à cette étape de trouver le lieu idéal qui abritera votre événement. Le choix de ce dernier l’organisateur doit prendre en compte plusieurs caractéristiques dont la surface de la salle ; le nombre d’exposant et d’intervenants. Vous devez également faire l’analyse de l’environnement, vérifier les différentes entreprises à proximité du lieu (hôtels, restaurants, etc.) ; connaître leurs différents services.
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