Outil de collaboration à distance, la visioconférence a révolutionné la manière dont les entreprises communiquent avec leurs clients et collaborateurs. Finis les déplacements couteux et chronophages : grâce aux solutions de visioconférence, les professionnels échangent plus facilement en temps réels. Découvrez dans cet article les étapes à suivre pour trouver le système de visioconférence adapté à ses besoins.
1 – Audit de ses besoins
Avant d’investir dans une solution de visioconférence, prenez le temps de bien définir vos besoins en termes de fréquence d’utilisation, de nombre d’utilisateurs ou encore de fonctionnalités recherchées. Devez-vous entrer en contact régulièrement avec vos clients/collaborateurs ? Avez-vous besoin de partager des documents ou des fichiers ? La réponse à ces questions permet déjà de vous orienter vers une solution propriétaire comme Skype ou un standard professionnel.
2 – Système de visioconférence professionnel
Les entreprises qui font le choix de s’équiper en solution professionnelle bénéficient d’un système standard capable de communiquer avec tous les autres équipements. Contrairement aux solutions propriétaires, les solutions standards n’ont pas besoin de passerelles pour échanger avec le protocole H323/SIP. Par ailleurs, un équipement standard garantit un excellent transfert de l’image, du son et des données : vidéo MPEG4, audio G7xxx et données H239.
3 – Ergonomie de la salle
Pour profiter pleinement des avantages de votre solution de visioconférence, vous devez tenir compte de l’ergonomie de son lieu d’installation. Tout d’abord le mobilier : il doit permettre à tous les participants de voir l’écran et d’être tous vus par le site distant. Un mobilier inadapté est aussi source d’inconfort et peut impacter la motivation de vos équipes.
Ensuite, pensez à limiter autant que possible la réverbération du son en installant des cloisons acoustiques ou des murs absorbant le son. De même, faites en sorte de bien éclairer votre salle de visioconférence.
4 – Bande passante
La qualité de la bande passante est un critère essentiel à une expérience de visioconférence optimale. D’une manière générale, il faut compter au moins 1Mb/site distant pour bénéficier d’une vidéo en haute définition (720p) et sans coupure. Bien évidemment, plus il y aura d’ordinateurs connectés, plus vous aurez besoin de débit.
Notez bien qu’un débit insuffisant a toutes les chances de perturber la transmission des images et du son et de rendre impossible in fine vos entretiens à distance.
5 – Comparer les offres
En consommateur averti que vous êtes, vous avez pris soin de comparer plusieurs offres avant de choisir. C’est tout à votre honneur. Une bonne solution de visioconférence peut représenter un investissement important dans l’entreprise : optez pour celle qui présente le meilleur rapport qualité/prix et qui correspond le mieux à vos besoins.
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